表扬信由名头、表扬对象、表扬内容、署名、日期五部分组成。
表扬信的名头：写在稿纸第一行中间;
表扬对象和表扬内容：可以分列两段，也可以合为一段;表扬对象，一般要写清楚被表扬人的姓名、单位，或标明身份;表扬内容，要写清楚为什么表扬(原因)，表扬他什么(经过)，向他学习什么(表扬目的)。
署名日期：写在稿纸右下方。
